De nos jours, le paysage professionnel est en constante évolution. Le déménagement d’une entreprise est alors une étape stratégique nécessaire pour sa croissance et son développement. Cette transition complexe peut toutefois entraîner des défis majeurs pour l’organisation et ses employés. Voyons en détail le processus de déménagement d’une entreprise étape par étape.
Déménager son entreprise : une décision importante pour l’organisation
De multiples éléments peuvent pousser un chef d’entreprise à déménager. Que ce soit pour profiter d’une opportunité immobilière, pour agrandir la société, ou encore pour contrer des loyers trop élevés, un projet de déménagement doit se préparer. Il faut alors tenir compte de toutes les incidences qu’un changement d’adresse peut avoir sur l’activité :
- La question matérielle : combien de temps à l’avance faut-il faire les cartons ? Comment acheminer tous les équipements et matériels à la nouvelle adresse ? Combien de camions faut-il prévoir et pendant combien de jours ?
- La question organisationnelle : comment assurer la continuité de l’activité durant le déménagement ? L’activité ne sera-t-elle pas impactée par un changement d’adresse ?
- La question des ressources humaines : quand et comment prévenir les salariés et collaborateurs ? Faut-il modifier les contrats de travail ? Comment ménager tout le monde pour éviter le stress et la fatigue ?
- La question juridique : comment résilier le bail ? Comment procéder au transfert administratif de l’entreprise ?
Toutes ces questions, et bien d’autres, doivent être prises en compte avant même de se lancer dans le déménagement d’entreprise.
Prévenir vos collaborateurs et partenaires commerciaux du déménagement de votre entreprise
Une fois que vous avez fermement décidé de déménager, il est essentiel d’en informer tous les professionnels qui travaillent, de près ou de loin, à vos côtés. Cela permet à tout le monde de se préparer au transfert, que ce soit psychologiquement et matériellement.
Les professionnels auront le temps de penser à leur nouvelle organisation personnelle (trajet domicile-travail, horaires…), et d’anticiper le transfert de l’équipe ou du service.
Il est important de prendre en compte la dimension humaine d’un tel événement. Si certains peuvent le percevoir comme une impulsion dynamique à l’activité, d’autres peuvent le considérer comme une source d’appréhension.
Pour prévenir vos collaborateurs et partenaires, vous pouvez prévoir de visiter les nouveaux locaux ensemble ou de solliciter l’avis et les conseils de tout le monde (boîte à suggestions). Quoi qu’il arrive, le discours du chef d’entreprise doit rester positif, pour qu’il soit bien accepté par tous.
Trouver un bail commercial adapté aux besoins de l’entreprise
Le déménagement de bureaux commence avant tout par la recherche de nouveaux locaux. L’idéal est de trouver un bien au meilleur rapport qualité/prix, avec une situation géographique stratégique. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour trouver la perle rare :
- Passer une annonce dans un journal spécialisé ou sur un site spécialisé ;
- Faire appel à une agence immobilière spécialisée en biens professionnels ;
- Faire jouer votre réseau ;
- Regarder les annonces de baux professionnels en ligne et dans les journaux…
Plus vos besoins seront précis, plus il sera facile de cibler votre recherche : superficie, localisation, agencement, loyer ou prix de vente… Prenez donc le temps de définir précisément toutes vos attentes. Il ne vous restera plus qu’à visiter les locaux qui répondent à vos critères, les comparer et faire votre choix.
Résilier le bail des anciens locaux et signer le nouveau contrat de bail
Un déménagement d’entreprise, d’un point de vue juridique et administratif, commence par la résiliation de l’ancien bail. Assurez-vous d’abord d’avoir respecté les délais légaux, et notamment la période triennale de résiliation applicable à la plupart des baux commerciaux. Celle-ci impose un délai de 3 ans avant de pouvoir résilier un bail. Elle exige aussi un préavis de 6 mois avant de pouvoir mettre fin au contrat de bail. Pour résilier votre bail, il suffira d’envoyer un préavis de résiliation en lettre recommandée avec AR ou par acte d’huissier.
Du côté du nouveau local, il faut tenir compte que la signature d’un contrat de bail engendre des frais, comme le dépôt de garantie, le pas-de-porte ou le loyer. Il suffira ensuite de signer le contrat de bail avec la personne en charge du dossier.
Établir un planning chronologique du déménagement
Une fois le bail signé, place à l’organisation ! Le transfert de siège social doit répondre à un cahier des charges précis, détaillant précisément chaque étape jusqu’à la date de déménagement. Pour cela, vous pouvez lister toutes les tâches à réaliser, en tenant compte du temps nécessaire pour les traiter, et de leur degré d’urgence.
À partir de cette liste, vous pourrez établir un planning chronologique des tâches à accomplir, pour ne pas vous laisser déborder et éviter d’être désorganisé. Selon la taille de l’entreprise, il pourra s’étendre sur plusieurs semaines.
Trouver une entreprise de déménagement professionnel
Votre planning vous permettra de définir précisément la charge de travail et la date de déménagement. Il vous restera alors à trouver des déménageurs professionnels disponibles pour gérer le transfert de votre ancienne adresse aux nouveaux locaux.
N’hésitez pas à demander plusieurs devis auprès de différentes entreprises de déménagement, et à comparer les prix et les options.
Une fois que votre choix est fait, il faudra bloquer la date auprès du prestataire, afin qu’ils réservent un véhicule au cubage adapté, et qu’ils anticipent le planning des déménageurs.
Pensez à anticiper, selon la taille du camion de déménagement, le trajet et la circulation, afin de ne pas rester bloqué ou d’être fortement ralenti. Enfin, en ville, il faudra également peut-être demander une autorisation de stationnement.
Préparer et étiqueter les cartons
Un déménagement de société est toujours l’occasion de faire un gros tri dans les documents et dans le matériel. La mise en carton doit permettre de vous débarrasser de tout ce qui n’est plus utile à votre activité. Il en va de même pour le mobilier, que vous pouvez donner à des associations. Cela permettra de vous alléger durant le transfert, et de faire un grand ménage pour repartir sur de bonnes bases.
Pour faciliter le transport et l’installation dans les nouveaux bureaux, il est essentiel d’identifier clairement chaque carton, avec un système d’étiquetage clair précisant ce qu’il contient, et à quel service il appartient.
Faire l’inventaire du parc informatique et transférer la ligne Internet
Comme pour les cartons, le parc informatique doit être clairement identifié avec un étiquetage soigneux, pour reconnaître leur propriétaire une fois dans les nouveaux locaux. Avant cela, les équipes informatiques doivent s’assurer que le réseau Internet de la nouvelle adresse est adapté aux besoins et aux équipements de l’entreprise.
Par ailleurs, la déconnexion, les sauvegardes et le rangement doivent être effectués par des professionnels qualifiés, afin d’assurer l’intégrité des données et du matériel informatique. Une fois dans les nouveaux bureaux, le redémarrage des équipements est à confier à la direction des systèmes informatiques (DSI).
Choisir le nouveau mobilier de bureau
En règle générale, un déménagement est l’occasion de revoir tout l’aménagement et de remplacer le mobilier de bureau. Il sera alors important de choisir de nouveaux équipements en fonction des besoins, mais aussi selon la configuration des espaces et du confort des collaborateurs.
Pour vous aider, vous pouvez faire appel à un architecte d’intérieur qui vous conseillera sur le choix des meubles, des coloris et de l’agencement.
Jour J : quelques conseils pour réussir un déménagement d’entreprise
Si votre cahier des charges a été scrupuleusement respecté, vous devriez aborder le jour du déménagement sans stress ni appréhension. Il faudra alors porter un point d’honneur sur l’organisation logistique, en apportant des conseils clairs aux déménageurs, et en supervisant l’ensemble des équipes.
N’oubliez surtout pas de donner des recommandations à l’arrivée dans les nouveaux locaux, afin que les cartons et le mobilier soient correctement dispatchés dans les bonnes pièces. Cela vous fera gagner un temps précieux.
Enfin, pensez également à assurer le nettoyage des anciens locaux avant de partir. Vous pouvez alors faire appel à une société de nettoyage, que vous aurez contactée au préalable. Cela vous permettra de restituer le local professionnel en parfait état.
Modifier les documents commerciaux et administratifs
Une fois installé, il vous faudra mettre à jour toutes les informations relatives à l’entreprise, et notamment sur tous les supports de communication (publicité en ligne, site Internet, cartes de visite…).
Tous les documents administratifs et commerciaux devront porter la nouvelle adresse dès que possible, tout comme l’en-tête de vos courriers ou même les signatures des mails.
Pensez également, si vous avez une flotte de véhicules professionnels, à modifier les cartes grises.
Pour votre déménagement d’entreprise, choisissez Lagache Mobility
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Vous pourrez compter sur le savoir-faire et l’expérience de l’entreprise Lagache Mobility pour effectuer un déménagement rapide, qui impactera le moins possible vos équipes et votre activité.
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