Avec la circulation dense et les petites rues difficiles d’accès, déménager une entreprise à Paris peut être un véritable défi. Mais avec une bonne logistique et une organisation rigoureuse, ce projet peut se dérouler sans accroc. Voici quelques conseils des professionnels du déménagement Lagache Mobility pour réussir un transfert d’entreprise et garder l’esprit tranquille.
Planifier et anticiper le transfert de sites
La clé d’un déménagement d’entreprise sans stress, c’est l’anticipation. Si vous prévoyez à l’avance toutes les étapes, et que vous les planifiez avec rigueur, le transfert se fera simplement, sans trop perturber votre activité professionnelle.
- Établir un échéancier précis: commencez par prendre un calendrier, et répartir toutes les étapes de votre projet de déménagement jusqu’au jour J. L’objectif est de ne pas agir dans la précipitation, et de tenir compte de certains délais (démarches administratives, emballage/déballage des cartons de déménagement, préavis…) ;
- Définir un responsable du déménagement: en entreprise, il est important que chaque projet ait un leader. Pour le transfert de bureaux, c’est la même chose. Choisissez une personne référente qui s’assurera de la coordination de l’événement, et qui vérifiera l’avancement de chaque tâche. Cette personne sera aussi la seule à communiquer avec les prestataires et les équipes, pour éviter les déconvenues ;
- Informer les collaborateurs en interne: il est important d’impliquer tout le personnel au plus tôt dans le processus. Le calendrier doit être communiqué, en demandant à ce que chacun gère ses affaires personnelles et les tâches qui lui seront attribuées. Une bonne communication réduit le stress du déménagement pour certains, et favorise une meilleure implication.
Choisir la société de déménagement
Le déménagement d’une entreprise dans Paris ou n’importe où en France requiert souvent une aide professionnelle. Il faudra donc rapidement trouver un service de déménagement efficace et disponible.
Pour cela, commencez par rechercher toutes les entreprises de déménagement professionnel dans les environs. N’hésitez pas à consulter les avis et les recommandations d’anciens clients, pour vous assurer de la qualité de service, de leur expertise et de leur fiabilité. Ensuite, deux étapes sont essentielles pour faire le bon choix :
- Demandez plusieurs devis de déménagement détaillés, afin de comparer les formules et les tarifs ;
- Vérifiez les assurances du prestataire, pour vous protéger contre les imprévus en cas de dommage (surtout si vous avez du matériel coûteux).
Travailler ensemble pour un déménagement soigné
Votre calendrier des tâches à effectuer jusqu’au jour du déménagement n’a plus qu’à être respecté. Plusieurs semaines avant le grand jour, toutes les équipes doivent se mobiliser pour préparer le déménagement sans perturber l’activité de l’entreprise.
Le tri et l’identification
Un déménagement d’entreprise ne se déroule pas vraiment comme un déménagement de particuliers. La mise en carton n’est souvent qu’une infime partie du travail à réaliser, et beaucoup d’éléments ne pourront pas être emballés. Il faut donc prendre le temps de tout identifier, avec un marqueur ou des étiquettes, et notamment les meubles que vous aurez démontés.
En parallèle, ce grand changement est l’occasion de faire du tri, pour vous séparer de tout ce qui n’est plus utile, et pour limiter le volume d’objets à déménager.
L’emballage et la protection
Avec un bon matériel de déménagement (scotch, papier bulle, cartons…), chacun doit commencer à emballer ses affaires. Les cartons doivent être identifiés pour savoir où les poser à la nouvelle adresse, et se rappeler à qui ils appartiennent. Enfin, les objets fragiles demandent une attention particulière, avec une protection solide.
L’aménagement des nouveaux locaux
Pour faciliter le travail des équipes de déménageurs et faciliter l’arrivée à la nouvelle adresse, il est aussi important de définir un plan du nouvel aménagement des locaux. Prenez en compte toutes les contraintes techniques et humaines pour agencer les lieux de la manière la plus ergonomique et pertinente possible.
La gestion des démarches administratives
Un déménagement demande toujours une quantité de formalités administratives. Anticipez ces démarches, car cela peut prendre du temps : changement d’adresse auprès des organismes sociaux, des administrations, des clients et des fournisseurs, et mise à jour de vos supports de communication.
Prévoir chaque étape du jour J
Si vous avez respecté votre échéancier, vous devriez arriver l’esprit tranquille au jour du déménagement. Il vous restera toutefois quelques points de vigilance à observer :
- Assurez-vous que chaque déménageur professionnel puisse accéder facilement aux anciens locaux et à la nouvelle adresse (dégagez les couloirs, réservez une place de stationnement…) ;
- Supervisez les opérations, en restant disponible pour les éventuelles questions des déménageurs et pour le personnel ;
- Vérifiez la fin du transfert, et assurez-vous que tout a été déposé correctement, qu’il ne manque rien et que rien n’est abîmé ou cassé. Veillez aussi à ce que les branchements informatiques et électriques fonctionnent.
Vous souhaitez déménager votre entreprise à Paris dans les meilleures conditions ? Faites appel à l’agence de déménagement Lagache Mobility. Demandez un devis sur mesure et nous vous proposerons des formules de déménagement adaptées à vos besoins.
